Referente assente e comunicazioni sul personale da coordinare con il consulente del lavoro dell’ETS

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore commercialista · Pubblicato il 26/10/2026

Quando il referente che abitualmente segue il personale è assente, la risposta utile non è riversare tutte le richieste sul consulente del lavoro né attendere il suo rientro. L’ETS può nominare un punto di raccolta temporaneo, distinguere le informazioni già documentate dalle decisioni ancora aperte e inviare al consulente un quadro ordinato, con una domanda precisa per ciascun rapporto coinvolto.

Il passaggio risolutivo consiste nel separare tre piani: chi comunica un fatto operativo, chi può ricostruire il documento che lo sostiene e chi assume la decisione interna. In questo modo una comunicazione incompleta non viene trattata come istruzione definitiva. Il consulente del lavoro riceve elementi confrontabili; presidente, amministrazione o organo interno mantengono visibili le decisioni che non possono essere attribuite al referente assente.

In sintesi

• Un referente temporaneo può raccogliere le comunicazioni senza sostituirsi a chi prende le decisioni per l’ente.
• Ogni richiesta è più leggibile se indica persona coinvolta, periodo, fatto comunicato, documento disponibile e decisione attesa.
• Le notizie che descrivono solo un fatto possono essere separate dalle istruzioni che modificano un accordo, un incarico o un’organizzazione interna.
• Volontario, collaboratore e dipendente vanno mantenuti in fascicoli distinti: il nome della persona o il compito svolto non bastano, da soli, a ricostruire il rapporto.
• Una differenza tra messaggi, prospetti interni e documenti non va colmata con supposizioni: diventa una richiesta circoscritta da chiarire prima di procedere.

Impostare il coordinamento durante l’assenza

Il primo atto organizzativo utile è rendere esplicito chi riceve le richieste nel periodo di assenza e quale sia il suo perimetro. Può trattarsi di una persona dell’amministrazione o di un amministratore incaricato di ordinare i flussi. Il suo compito non è attribuire un significato al rapporto o confermare da solo una scelta: raccoglie le informazioni, segnala ciò che manca e porta al soggetto interno competente le decisioni da assumere.

Per evitare che una casella e-mail diventi l’unico archivio del caso, conviene usare una scheda di accompagnamento per ogni comunicazione. La scheda può contenere:

• la persona interessata e il ruolo con cui risulta conosciuta dall’ente;
• il periodo a cui si riferisce il messaggio;
• il fatto riferito, senza interpretazioni aggiunte;
• il documento o la comunicazione interna disponibile;
• la domanda concreta da sottoporre al consulente del lavoro oppure la decisione da rimettere agli organi dell’ETS.

Questa separazione aiuta soprattutto quando un messaggio contiene insieme un’informazione e una richiesta. Per esempio, l’avviso che una persona non sarà presente in una certa attività è un fatto da registrare; la richiesta di modificare condizioni, compensi, mansioni o modalità di collaborazione è invece uno snodo decisionale. Trattare entrambi i contenuti come una sola comunicazione rende più difficile capire quale documento cercare e chi debba rispondere.

Per approfondire la distinzione documentale tra le persone coinvolte, può essere utile la guida sui contratti negli ETS e nel Terzo Settore. Il collegamento serve a ordinare i fascicoli, non a anticipare una qualificazione del singolo rapporto.

Quale comunicazione può proseguire e quale va fermata

La presenza di un referente temporaneo non rende tutte le comunicazioni equivalenti. Una comunicazione può proseguire verso il consulente quando riporta un fatto identificabile e conserva il collegamento con la sua fonte: un messaggio datato, una decisione interna già disponibile, un prospetto predisposto dall’ente o una richiesta della persona interessata. Se il punto di raccolta riceve versioni diverse dello stesso fatto, è buona pratica non scegliere quella più comoda: registra lo scarto e formula una domanda unica.

Vanno invece tenute distinte le comunicazioni che presuppongono una decisione non ancora tracciata. Alcuni segnali pratici sono la mancanza dell’autore della richiesta, l’assenza del periodo cui si riferisce, un testo che usa formule generiche come “sistemare la posizione” oppure un documento che non coincide con quanto riportato nel messaggio. In questi casi il risultato operativo non è una risposta automatica, ma una pratica sospesa con una richiesta di integrazione ben delimitata.

Un controllo interno efficace può quindi produrre tre esiti: informazione pronta per il confronto tecnico, decisione interna da acquisire, oppure dato insufficiente da chiarire. Questo è più utile di un elenco indistinto di e-mail, perché consente al consulente del lavoro di concentrarsi sulle domande che hanno già un contesto.

Caso tipo: il passaggio di consegne senza sostituire il referente

Scenario ipotetico: il referente del personale di un ETS è assente e l’amministrazione riceve, nello stesso periodo, messaggi relativi a persone impegnate nelle attività dell’ente. Il caso non descrive una situazione reale né assegna un esito ai rapporti; mostra come organizzare il confronto.

1. Comunicazione su un volontario. Arriva un messaggio sull’impossibilità di partecipare a un’attività. Il referente temporaneo associa il messaggio al fascicolo del volontario e registra il periodo indicato. Non trasforma il messaggio in una valutazione sul rapporto.
2. Richiesta relativa a un collaboratore. La richiesta parla di una variazione, ma non indica quale documento interno la sostiene. Il referente temporaneo non la presenta come istruzione conclusa: chiede chi ha assunto la decisione, quale testo la documenta e da quale momento l’ente intende farla decorrere sul piano organizzativo.
3. Informazione su un dipendente. Un prospetto interno e un messaggio riportano dati non coincidenti. La pratica viene classificata come scarto da chiarire, indicando esattamente le due versioni, invece di ricomporre il dato per intuizione.
4. Confronto con il consulente del lavoro. Al consulente viene inviato un riepilogo separato per persona e per questione, con i documenti disponibili elencati e le domande rimaste aperte. L’ente può così chiedere un confronto circoscritto senza confondere informazioni, autorizzazioni e decisioni.

Nel caso tipo, l’esito non è “regolarizzare” ogni messaggio ricevuto. È ottenere una coda di lavoro leggibile: ciò che può essere esaminato, ciò che attende una decisione e ciò che richiede un chiarimento. La presenza di una delega interna, di un documento già approvato o di una versione documentale coerente cambierebbe la collocazione della singola pratica.

Il controllo che evita passaggi ambigui

Prima del confronto, conviene verificare che ciascuna comunicazione risponda a cinque domande operative: chi è la persona interessata, quale rapporto risulta dai documenti disponibili, quale fatto viene riferito, a quale periodo si collega e quale risposta è richiesta al consulente o all’ente. Se una di queste risposte manca, la pratica può restare aperta senza essere qualificata in anticipo.

La distinzione tra volontario, collaboratore e dipendente merita un’attenzione specifica. È buona pratica non riunire in un’unica cartella messaggi e documenti di persone diverse solo perché partecipano alla medesima attività. La separazione dei fascicoli rende più chiaro il percorso della comunicazione e riduce il rischio organizzativo di attribuire a una persona informazioni o istruzioni destinate a un’altra.

Un errore frequente è chiedere al consulente una risposta generale a fronte di un quadro non ricostruito. Una richiesta più efficace espone invece il fatto, individua il documento disponibile e dichiara lo scarto che l’ETS non riesce a risolvere internamente. La qualità del confronto non dipende dalla quantità dei file raccolti, ma dalla relazione riconoscibile tra comunicazione, persona, periodo e decisione attesa.

Quando coinvolgere lo studio

È il momento di coinvolgere lo studio quando l’assenza del referente lascia senza risposta una decisione sul personale, quando le comunicazioni sono distribuite tra più soggetti o quando i documenti disponibili non permettono di ricostruire con chiarezza quale domanda debba essere posta al consulente del lavoro. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare la documentazione disponibile, ordinare le priorità amministrative e coordinare il confronto con consulenti del lavoro associati sui rapporti coinvolti, mantenendo il proprio intervento nel perimetro della sostenibilità del costo del lavoro e della coerenza amministrativo-contabile.

Per una prima valutazione senza impegno, descrivi la situazione, l’urgenza organizzativa e l’elenco dei documenti disponibili; le modalità di trasmissione possono essere concordate dopo il contatto.

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